Bí quyết quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả

Công tác vận hành và quản lý trung tâm ngoại ngữ trước đến nay vẫn là một vấn đề không hề dễ dàng. Trung tâm học viên số lượng lớn vẫn thường xuyên gặp phải nhiều thiếu sót khi điều phối. Cho nên các trung tâm vẫn luôn đi tìm những hướng quản lý hiệu quả. Trung tâm ngoại ngữ của bạn đang gặp vấn đề trong quản lý thì hãy tham khảo ngay bài viết này của chúng tôi!

Những khó khăn trong quản lý trung tâm ngoại ngữ gặp phải

Khó khăn trong quản lý thông tin học viên

Các trung tâm ngoại ngữ hiện nay đều có số lượng học viên đông đảo. Vì nhu cầu học ngoại ngữ ngày càng được chú trọng. Học viên thuộc đa dạng các độ tuổi khác nhau, đối tượng khách hàng cũng rất đa dạng. Cho nên nếu trung tâm không quản lý được nguồn thông tin khách hàng hiệu quả thì sẽ dễ dẫn đến tình trạng lưu trữ sai thông tin, thiếu thông tin, mất thông tin,… Làm tốn nhiều chi phí cho trung tâm mà không thu về được học viên. Giải pháp tốt nhất là trung tâm nên sử dụng phần mềm quản lý học viên để tối ưu quá trình này một cách hiệu quả và thông minh.

Sắp xếp lịch học thiếu hiệu quả

Nhiều trung tâm ngoại ngữ hiện nay còn quản lý lịch học cho học viên thủ công bằng các file: Excel, đó là các file offline. Tình trạng này đã khiến sự sắp xếp bị thiếu logic, dễ bị trùng nhau,… Khiến cho việc tìm kiếm lịch học của học viên gặp nhiều khó khăn. Việc quản lý trung tâm ngoại ngữ theo phương thức thủ công sẽ không thống kê được các thông tin cơ bản của một chương trình học như: Sắp xếp thời khóa biểu, quản lý sĩ số lớp, học phí khóa học,… Khiến cả trung tâm và học sinh nắm bắt thiếu chính xác.

Khó khăn trong việc quản lý học phí

Mỗi trung tâm ngoại ngữ hay các trung tâm giáo dục khác cũng đều có những khóa học thuộc các trình độ khác nhau để giúp học viên dễ lựa chọn phù hợp với khả năng của mình. Cùng với đó trung tâm thường có các chương trình ưu đãi cho học viên như: giảm học phí. Tùy từng đối tượng khác nhau sẽ có cách tính khác nhau. Cho nên việc quản lý trung tâm ngoại ngữ như: Học phí, in phiếu hóa đơn,… Rất phức tạp, gặp nhiều khó khăn. Rất dễ xảy ra sai sót, quên áp dụng các chương trình khuyến mãi cho học viên,…

Khó khăn trong tương tác giữa phụ huynh và học viên

Đối tượng theo học ở trung tâm có nhiều độ tuổi khác nhau. Có những người đã đi làm, những có đối tượng đang là học sinh. Độ tuổi các em còn dưới sự giám sát của ba mẹ chiếm phần lớn. Trung tâm cần có những sự tương tác qua lại giữa học sinh và bậc phụ huynh. Nhưng các trung tâm thường thiếu công cụ để thực hiện sự tương tác cần thiết này.

Hiện tại thì nhiều trung tâm lựa chọn hình thức gửi tin nhắn cho phụ huynh. Điều này khá tốn thời gian và có thể xảy ra sai sót. Không biết là các bậc phụ huynh đã nhận được tin nhắn chưa? Nếu muốn phản hồi thì phải liên hệ như thế nào? Thậm chí có những trung tâm không nắm bắt được những phản hồi từ phụ huynh. Điều này đã dẫn đến nhiều điều khó giải quyết giữa trung tâm và các bậc cha mẹ.

Công tác quản lý đội ngũ giáo viên và nhân viên còn thiếu hiệu quả

Có những trung tâm sở hữu đội ngũ giáo viên và nhân viên đông đảo. Tuy nhiên việc thực hiện công tác quản lý trung tâm tiếng Anh vẫn luôn là vấn đề nan giải. Trung tâm gặp khó khăn khi quản lý giờ làm việc, tính lương; Tính hoa hồng cho bộ phạn sales,.. Vì vậy các trung tâm ngoại ngữ cần thiết phải tìm ra các giải pháp để có thể giải quyết triệt đề vấn đề này. Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của các giáo viên và nhân viên.

Kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả bạn nên biết

Xác định khách hàng mục tiêu

Khách hàng mục tiêu là đối tượng cực kì quan trọng đối với mỗi trung tâm ngoại ngữ. Việc xác định đúng đối tượng mục tiêu sẽ đem lại nhiều lợi ích cho trung tâm. Khi đó, trung tâm sẽ tập trung được cần phải hướng đến đối tượng nào? Đối tượng nào sẽ là đối tượng trung tâm tập trung giảng dạy? Để có thể đưa ra phương pháp truyền thông để tuyển học viên phù hợp.

Trung tâm ngoại ngữ cần xác định khách hàng mục tiêu là ai? Trẻ em hay học sinh, sinh viên hay người đi làm? Họ sẽ là đối tượng học lấy chứng chỉ hay để tích lũy kiến thức? Thông qua đó để có những phương pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả; Tập trung vào các thế mạnh của mình để học viên có thể hiểu được trung tâm. Nhờ đó có thể thu hút học viên theo học đông đảo hơn. Nhờ đó trung tâm ngoại ngữ cũng có thể đưa ra những phương án quản lý trung tâm ngoại ngữ thông minh và phù hợp.

Tích hợp nhiều nguồn tài liệu học tập

Tài liệu học tập ngoại ngữ rất đa dạng. Có thể lấy từ sách, báo chí, phóng sự, video, hình ảnh,… Trung tâm cần đem đến những nội dung giảng dạy phong phú giúp học viên cảm thấy hứng thú hơn khi học. Ngoài ra, khi có nguồn tài liệu đa dạng, học viên còn cảm nhận được sự mới mẻ, cảm thấy tham gia học tại đây là đúng đắn. Thông qua sự kết hợp của nhiều phương pháp mới mẻ, giáo viên sẽ dễ dàng truyền cảm hứng tới người học.

Học viên dễ dàng ghi nhớ các đơn vị kiến thức, áp dụng được vào thực tiễn. Nguồn tài liệu phong phú là điều không thể thiếu của trung tâm khi muốn truyền đạt kiến thức cho học viên. Trung tâm cần chú trọng đến các phương pháp giảng dạy để tránh sự nhàm chán và truyền thống.

Áp dụng công nghệ trong quản lý trung tâm ngoại ngữ

Các trung tâm ngoại ngữ hiện nay đều cần phải chú ý vấn đề này. Trong thời buổi công nghệ 4.0 như hiện nay thì những thiết bị như smartphone là không thể thiếu. Trung tâm nếu quy mô lớn còn có thể thuê đơn vị thiết kế app riêng; Thuê thiết kế các trang web chuyên nghiệp cho trung tâm. Đây chính là cầu nối giữa học viên, phụ huynh và trung tâm. Thông qua ứng dụng của trung tâm, học viên có thể học mọi lúc mọi nơi rất tiện lợi.

Trong các thiết bị giảng dạy thì trung tâm cũng cần chú trọng đổi mới. Ứng dụng các thiết bị thông minh vào trong học tập, hỗ trợ công tác giảng dạy, giúp quản lý học viên dễ dàng hơn. Việc áp dụng các công nghệ mới vào giảng dạy mang lại hiệu quả cao. Giúp gia tăng sự hứng thú của học viên đối với nội dung bài học. Từ đó giáo viên cũng sẽ có cảm hứng truyền tải kiến thức hơn.

Tăng tương tác trong đào tạo

Hiện nay mạng xã hội là cách thức để tiếp cận, cầu nối giữa trung tâm và học viên, phụ huynh rất tiện lợi. Hầu như hiện nay ai cũng sử dụng mạng xã hội như facebook, zalo, Twitter,… Nhờ đó mà việc học của học sinh cũng trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Những khó khăn, chưa hiểu về nội dung kiến thức học viên có thể chat với trung tâm thay vì phải chờ đến buổi học mới có thể giải đáp thắc mắc. Những phương pháp học tập có tính tương tác cao hiện nay đang trở thành một xu hướng. Nó đã chứng minh được tính hiệu quả trong việc nâng cao trình độ cho học viên theo học.

Chú trọng marketing và chăm sóc khách hàng

Trung tâm ngoại nói riêng hay bất kì trung tâm giáo dục nào thì hiện nay đều có tính cạnh tranh cao. Bạn cần hết sức lưu ý vấn đề này. Trung tâm cần có các chiến lược marketing trung tâm ngoại ngữ hiệu quả để thu hút học viên. Hiện nay có nhiều hình thức truyền thông khác nhau. Có thể sử dụng mạng xã hội để quảng bá hình ảnh của trung tâm. Ngoài ra, trung tâm cũng nên chú trọng việc thiết kế website giới thiệu trung tâm để quảng bá thương hiệu của mình.

Bạn nên tập trung vào các thế mạnh của mình để thu hút học viên. Bên cạnh đó, hãy đẩy mạnh công tác chăm sóc khách hàng thông qua gửi email. Việc gửi email đến khách hàng để khách hàng nắm bắt các chương trình học mới, chương trình khuyến mãi,… Đây là hình thức được sử dụng phổ biến hiện nay.

Hy vọng với những chia sẻ về bí quyết quản lý trung tâm ngoại ngữ sẽ giúp cho các trung tâm giáo dục nên tham khảo để có thể lựa chọn các phương pháp phù hợp nhất. Từ đó đem lại kết quả cao khi vận hành trung tâm.