Ứng dụng AI trong doanh nghiệp: giảm việc lặp lại cho nhân viên
Ứng dụng AI trong doanh nghiệp không còn là chuyện riêng của các tập đoàn lớn. Chúng tôi thường gặp cảnh nhân viên văn phòng mở máy mỗi sáng và bắt đầu bằng việc lọc hàng chục email. Sau đó họ chép số liệu từ bảng tính này sang báo cáo khác. Có đơn vị từng tự đếm và thấy riêng việc chốt lịch họp đã chiếm gần cả buổi chiều, vì phải hỏi từng người một.
Mục tiêu của AI ở đây không phải thay thế ai. Nó nên gánh phần việc thường nhật, để con người dành sức cho những việc cần suy nghĩ và sáng tạo. Khi đọc bài này, bạn sẽ thấy cách nhận ra những việc đáng giao cho máy trước, cùng vài lưu ý để việc triển khai không làm xáo trộn công việc đang chạy.
Những loại công việc lặp lại AI xử lý tốt nhất
Nhập liệu và lập báo cáo là ví dụ dễ thấy nhất. Dữ liệu thường nằm rải rác ở nhiều nơi, từ hệ thống bán hàng đến file chấm công. AI có thể kéo về, đối chiếu rồi dựng báo cáo theo đúng mẫu đã định sẵn. Làm tay thì mất cả buổi. Khi quy trình chạy nền, nhân viên chỉ cần kiểm tra lại kết quả, và thời gian tiết kiệm thường lớn hơn người ta nghĩ.
Với email, AI có thể phân loại theo mức độ ưu tiên và soạn sẵn bản nháp cho những thư mang tính thường quy. Chẳng hạn xác nhận đơn hàng hay trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại về giờ làm việc. Người nhận vẫn đọc và chỉnh sửa trước khi gửi. Phần khó nằm ở chỗ bản nháp phải đủ tốt để tiết kiệm thời gian, nhưng vẫn giữ được giọng điệu riêng của doanh nghiệp.
Xếp lịch họp là chỗ AI giúp rõ rệt nhất. Thay vì gửi qua gửi lại chuỗi email hỏi ai rảnh giờ nào, hệ thống đối chiếu lịch của từng thành viên và đề xuất vài khung giờ phù hợp. Với nhóm đông người, lượng thời gian tiết kiệm khá đáng kể.
Cuối cùng là báo cáo tiến độ. Thay vì đọc từng nguồn trong nửa giờ đầu buổi họp, AI có thể gom dữ liệu thành một bảng tóm tắt ngắn gửi trước. Buổi họp nhờ đó đi thẳng vào những vấn đề cần quyết định.
Cách nhận diện cơ hội tự động hóa trong doanh nghiệp
Cách đơn giản nhất là nhờ mỗi thành viên ghi lại thời gian dành cho từng loại việc trong một tuần. Thường sẽ có vài đầu việc chiếm phần lớn giờ làm, và đó chính là chỗ đáng bắt đầu. Ghi chép vài ngày thường đủ để nhìn ra bức tranh chung. Đừng chờ có một bảng phân tích hoàn chỉnh mới bắt tay vào làm.
Khi xem lại danh sách đó, chúng tôi thường dựa vào ba tiêu chí. Thứ nhất là mức độ lặp lại: việc nào được làm theo cùng một khuôn mẫu nhiều lần mỗi tuần thì AI thường xử lý được phần lớn. Thứ hai là tỷ lệ sai sót do con người. Những việc hay nhầm khi làm tay, như chép sai số hay quên một bước, sẽ hưởng lợi nhiều từ máy móc vì chúng nhất quán hơn. Thứ ba là mức ảnh hưởng nếu bị chậm, bởi một đầu việc trễ có thể khiến cả nhóm phải chờ.
Không phải việc lặp lại nào cũng nên tự động hóa ngay. Nếu quy trình còn thay đổi liên tục, đưa AI vào quá sớm chỉ khiến việc chỉnh sửa thêm rối rắm. Hãy chốt quy trình trước, rồi mới tính đến công cụ.
Triển khai tự động hóa mà không xáo trộn công việc hiện tại
Cách an toàn nhất là chạy song song. AI xử lý cùng lúc với quy trình thủ công đang có, sau đó so sánh kết quả hai bên. Khi chúng khớp nhau đủ lâu, bạn mới chuyển hẳn sang tự động hóa. Chúng tôi từng thấy có đội bỏ qua bước này và phải quay lại sửa lỗi khá mất thời gian, nên đây là điều đáng làm kỹ.
Nên thử với một nhóm nhỏ trước, ghi lại những gì học được, rồi mới mở rộng ra toàn tổ chức. Đừng ngại điều chỉnh giữa chừng, vì lần thử đầu hiếm khi hoàn hảo. Quan trọng là có một vòng phản hồi rõ ràng để sửa nhanh.
Một điều không kém quan trọng là nói rõ với nhân viên mục đích của việc này. AI giúp họ bớt những việc nhàm chán, chứ không phải công cụ để cắt giảm nhân sự. Nếu nhân viên hiểu theo chiều ngược lại, họ sẽ kháng cự và dự án khó đi tiếp. Bạn cũng có thể tham khảo ứng dụng AI trong doanh nghiệp để xem các đơn vị khác đã đi qua những bước này ra sao.
Bắt đầu từ công việc nào trước
Nếu đơn vị bạn chưa từng thử tự động hóa bằng AI, hãy chọn một việc đơn giản và ít rủi ro. Tự động tổng hợp báo cáo tuần từ các công cụ đang dùng là lựa chọn an toàn. Khi đã quen tay, mới tính đến chuyện soạn email hay quản lý lịch họp cho cả phòng ban.
Hạ tầng phần cứng ổn định cũng quan trọng không kém. Các công cụ tự động chỉ chạy mượt khi máy tính và thiết bị văn phòng đủ tốt. Bạn có thể đọc thêm về cách chọn thiết bị văn phòng phù hợp nhu cầu trước khi đầu tư vào phần mềm. Với thiết bị hao mòn nhanh, bạn cũng nên xem vì sao thiết bị điện tử trong nhà nhanh hỏng hơn dự tính để tránh gián đoạn giữa chừng.
Chi phí ban đầu và lợi ích khi mở rộng
Tự động hóa việc lặp lại thường cho thấy hiệu quả khá nhanh ở giai đoạn thử nghiệm. Tuy vậy, giá trị lớn nhất chỉ đến khi bạn mở rộng sau khi đã chứng minh được kết quả. Cùng một hạ tầng có thể xử lý khối lượng việc lớn hơn nhiều mà không tăng chi phí tương ứng. Đó là lợi ích tích lũy theo thời gian.
Dù vậy, đừng kỳ vọng thu hồi vốn trong vài tuần. Hãy tính đến thời gian huấn luyện người dùng, chỉnh sửa quy trình và xử lý các tình huống ngoại lệ. Nói rõ điều này ngay từ đầu sẽ giúp ban lãnh đạo kiên nhẫn hơn khi kết quả chưa thấy ngay.
